5.6.     Fájl legördülő menü

5.6.1.                      Új Dokumentum…

Új dokumentum készítése

Válasszuk a Fájl menü Új dokumentum parancsát.

Kattintsunk az Általános fülre, majd kattintsunk duplán az Üres dokumentum ikonra.

 

Tipp: Az alapértelmezett sablonon alapuló dokumentum gyors létrehozásához kattintsunk a Normál eszköztáron az Új üres dokumentum  gombra.

Új dokumentum létrehozható sablonok segítségével. Segítségével könnyen létrehozhatunk: határidő naplót, önéletrajzot, feljegyzéseket, jelentéseket, könyveket, szórólapokat, tankönyveket, leveleket, faxokat, weblapokat.

Az ábrán 1-el jelöltük a sablonokat tartalmazó kartonlapokat, 2-el a párbeszédablak munkaterületét ahol a különböző azonos kategóriába tartozó sablonok találhatóak. A3-as rádiógombos kapcsolót választva egy dokumentumot hozunk létre, a 4-el jelölt segítségével pedig egy új sablont.

Az 5-ös parancsgomb kiválasztásával a 2 munkaterületen az objektumokról részletes információ jelenik meg oszlopos formában. Az oszlop azonosítóra kattintva a lista tartalmát rendezhetjük az illető oszlopnak megfelelően.

A 6-os nyomógomb érvényesítésével a munkaterületen az objektumok lista formájában jelennek meg, a 7-es hatására nagyikonok formájában.

A munkaterületen kiválasztott objektum mintája a mintamezőben tekinthető meg.

5.6.2.                      Megnyitás…

Merevlemezen vagy hálózaton lévő dokumentum megnyitása

Kattintsunk a Megnyitás  gombra.

 

Ha nem a megjelenő mappába mentett dokumentumot szeretnénk megnyitni, keressük meg, és nyissuk meg a megfelelő mappát.

Kattintsunk duplán a megnyitni kívánt dokumentumra.

Ha a mappalistában nem találjuk a dokumentumot, megkereshetjük azt.

Tipp Nemrég használt dokumentum megnyitásához kattintsunk a Megnyitás párbeszédpanelen a Forráshelyek sáv Előzmények gombjára. A Wordben kattinthatunk a fájl nevére a Fájl menü alján. Ha a legutóbb használt dokumentumok listája nem látható, kattintsunk az Általános lapfülre (Eszközök menü, Beállítások parancs). Jelöljük be A legutóbb használt jelölőnégyzetet.

A megnyitás párbeszéd ablak felépítése:

1.           Bezár nyomógomb, úgy zárjuk be a párbeszédablakot, hogy az itt eszközölt beállításoknak nem szerzünk érvényt. A nyomógomb használata egyenértékű a mégse nyomógomb lenyomásával (20).

2.           Súgó nyomógomb.

 

3.           Eszközök előugró menü. Segítségével a következő műveletek végezhetőek el: Keresés az adattárolón egy mappát vagy egy fájlt kerestethetünk meg, Törlés a munkaterületen kijelölt mappát vagy fájlt törölhetjük, Átnevezés a munkaterületen kijelölt mappát vagy fájlt átnevezhetjük, Nyomtatás a munkaterületen kiválasztott fájl nyomtatása annak megnyitása nélkül, Hozzáadás a kedvencekhez a munkaterületen kiválasztott fájlokat hozzáadja a kedvencek mappához, Hálózati meghajtó hozzárendelése a hálózati meghajtót az adatszerveren található mappához rendelhetünk hozzá miután az illető könyvtárat egy meghajtó betűjele fog jelölni, Adatlap egy fájlhoz tartozó adatokat tudunk megtekinteni.

4.           Nézetek előugró menü: segítségével a munkaterületen (16) objektumok megjelenítését és rendezését eszközölhetjük. A megjelenítések fajtáji lehetnek: Lista, csak a fájlok neve és előtte kisméretű ikon jelenik meg. Részletek, a fájlokról és alkönyvtárakról részletes információ jelenik meg oszlopos formában. Az oszlopok tetején oszlop azonosítók jelennek meg. Az oszlopazonosítón történő kattintás az a munkaterület újrarendezését eredményezi az oszlopnak megfelelően. Tulajdonságok, a munkaterületen (16) kiválasztott fájl tulajdonságai jelennek meg. A munkaterület (16) két részre osztódik, a tulajdonságok a jobb oldalsó térfélen jelennek meg. Ezek a következők: cím, tárgy, szerző, mentette, változat, szerkesztési idő, szószám, karakterszám, cégnév stb. … Minta, a munkaterületen kiválasztott dokumentumból minta jelenik meg képek nélkül. Ikonok elrendezése, a munkaterületen található ikonokat rendezhetjük név, típus, méret és dátum szerint.

5.            Új mappa létrehozása nyomógomb. Az aktuális mappába egy új mappát hozunk létre.

6.            A munkaterületen (16) kijelölt  objektum (mappa, fájl) törlésére szolgál. A kijelölést az intézőnél ismertetett módon kel eszközölni.

7.           Keresés a Webben. Elindítja az alapértelmezett internetező programot (Netscape Navigator) és betölt a munkaterületre egy internetes böngésző programot.

8.            Egy szinttel feljebb nyomógomb. Az egy szinttel feljebb található objektumot  tehetjük aktuálissá.

9.            Előzőleg aktuálissá tett objektum visszakérése a munkaterületre. Kronologikus sorrendben több lépést is visszakérhetünk.

10.      Hely előugró lista: Megjeleníti a választható objektumok listáját. A csúcsával lefele mutató háromszögre kattintva megtekinthetjük az aktuális objektum helyét az ágszerkezet belsejében. A hely előugró lista szöveges mezőjében található objektum az aktuális objektum. Az aktuális objektum tartalma a munkaterületen látható.

11.      Előzmények. Előzmények listája jelenik meg a munkaterületen.

12.           Dokumentumok mappa. Ha a megnyitandó fájl a dokumentumok mappában található, kattintsunk a nyomógombra. A Microsoft Word indítása után a Megnyitás vagy a Mentés másként párbeszédpanel első megnyitásakor alapértelmezés szerint a Dokumentumok mappa jelenik meg aktív mappaként. Ez a mappa megfelelő hely az éppen használt dokumentumok, munkafüzetek, bemutatók, adatbázisok és egyéb fájlok tárolására.

(Ha a Microsoft Windows NT Workstation 4.0-s vagy újabb verziójával dolgozunk, menthetjük dokumentumainkat a Személyes mappába is.) Dokumentum megnyitásakor vagy mentésekor az alapértelmezett munkamappában levő fájlok gyors megtekintéséhez kattintsunk a párbeszédpanel Forráshelyek sávján a Dokumentumok ikonra. Lehetőségünk van az alapértelmezett munkamappa megváltoztatására is.

13.      Asztal nyomógomb. Az ágszerkezet csúcsát az asztal képezi. A nyomógombon történő kattintás hatására a munkaterületen (16) az asztal tartalma lesz látható.

14.      Kedvencek nyomógomb. A nyomógombon történő kattintás eredményeként a munkaterületen a kedvencek mappa tartalma lesz az aktuális. A Kedvencek mappa a gyakran használt fájlok és mappák parancsikonjai számára nyújt tárlóhelyet, beleértve a hálózati lemezegységeken található fájlokat és mappákat is. Parancsikon létrehozásakor az eredeti fájl vagy mappa nem helyeződik át, hanem egy arra mutató parancsikon jön létre. A Kedvencek mappában levő parancsikonok a fájlok gyors elérését biztosítják úgy, hogy nem kell megjegyeznünk a fájlok pontos helyét. Dokumentum megnyitásakor vagy mentésekor a Kedvencek mappában levő parancsikonok gyors megtekintéséhez kattintsunk a Forráshelyek sávon a Kedvencek ikonra.

15.      A Webmappák mappa az intraneten vagy Interneten használt fájlok tárolására szolgál. Ezeket a fájlokat webkiszolgálón tárolják, hogy mások is könnyen hozzájuk férhessenek. A webkiszolgálón lévő fájlok gyors megtekintéséhez kattintsunk a Forráshelyek sáv Webmappák ikonjára.

16.      A párbeszédablak munkaterülete: megjeleníti a kiválasztott helyen található mappák és fájlok listáját. Ha egy fájlt vagy mappát az adattárolón szeretnők megkeresni, a mappastruktúra megjelenítéséhez kérjük elő a Hely  előugró listát, vagy a forráshelyek sáv Asztal nyomógombját. A munkaterületen,  a mappák ikonjain addig kattintgatunk, amíg aktuálissá nem tettük azt a mappát, amely tartalmazza a keresett fájlt. A fáj indításához, kattintsunk a munkaterületen a fájl neve előtt található ikonra. Ennek hatására a fájl neve megjelenik a Fájlnév (17) szöveges mezőben.

17.      Fájlnév szöveges mező: Ide írhatjuk be a fájl nevét. Fájl nevét úgy is megjeleníthetjük, hogy  kattintsunk a munkaterületen a fájl neve előtt található ikonra, ennek hatására a fájl neve megjelenik a Fájlnév (17) szöveges mezőben.

18.      Fájltípus előugró lista: Felsorolja a megjeleníthető fájltípusokat.

Fájlformátum

Megjegyzések

WordPerfect for MS-DOS

Megnyitja és menti az 5.x verziójú, és megnyitja a 6.x verziójú dokumentumokat.

WordPerfect for Windows

Megnyitja és menti az 5.x verziójú, és megnyitja a 6.x verziójú dokumentumokat.

Microsoft Excel

Megnyitja a 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 95 és 97 (vagy 97/2000) verziókat.

Microsoft Word for Windows 2.x

2.x verzióban ment. A Word 2.x formátumú dokumentumok megnyitásához nincs szükség konverterre.)

Word 6.0/95

A dokumentumot Word 6.0/95 bináris fájlformátumban menti .doc kiterjesztéssel.

Word 97 & 6.0/95-RTF

Rich Text Format (RTF) formátumban, .doc kiterjesztéssel ment.

Microsoft Word

A Word 97/2000 dokumentumokat a Word 6.0, a Word 95, a PowerPoint, a Works és a Publisher programokban nyitja meg.

Microsoft Word for the Macintosh

4.x és 5.x verzióban ment. Ha a formátumokat a Word 2000 alkalmazásban szeretnénk megnyitni, nincs szükség konverterre.

Microsoft Works 4.0 for Windows.

Megnyitja és menti a 4.0 for Windows 95 verziót.

Lotus 1-2-3

Megnyitja a 2.x, 3.x és 4.0 verziókat.

Lotus Notes

Ennek segítségével a Word 6.0, a Word 95, a Word 97 és a Word 2000 dokumentum megnyitható a Lotus Notes 3.x és 4.x verziójában

Szöveg helyreállítása

Szöveget állít helyre sérült dokumentumokból.

A Word egyszerű szövegfájl-formátumai

Az alábbi formátumokhoz nincs szükség fájlkonverterre.

Fájlformátum

Megjegyzések

Csak szöveg

Formázás nélkül menti a szöveget. Minden szakasztörést, oldaltörést és újsor-karaktert bekezdésjellé alakít. Az ANSI karakterkészletet használja. Ezt a formátumot akkor használjuk, ha a célalkalmazás a többi rendelkezésre álló fájlformátum közül egyet sem tud kezelni.

MS-DOS szöveg

A fájlokat a Csak szöveg formátumhoz hasonlóan konvertálja. A kiterjesztett ASCII karakterkészletet használja, amely az MS-DOS alkalmazások szabványa. Ez a formátumot akkor használatos, ha a dokumentumokat nem Windows alatti alkalmazásokban is használni szeretnénk.

Csak szöveg sortöréssel, MS-DOS szöveg sortöréssel

A szöveget formázás nélkül menti. Minden sortörést, szakasztörést és oldaltörést bekezdésjellé alakít. Ezt a formátumot akkor használjuk, ha szükség van arra, hogy a sortörés-jelek megmaradjanak, ha például a dokumentumot elektronikus levélben szeretnénk továbbítani.

Formázott szöveg,
MS-DOS formázott szöveg

*fájlkonvertert használ.

A sortörés-jelek megmaradnak. A konvertált dokumentumban a behúzásokat, a táblázatokat, a sorközöket, a bekezdések közötti térközt és a tabulátorhelyeket szóközök helyettesítik. A szakasztörés és oldaltörés-jeleket bekezdésjelekké alakítja. Ezt a formátumot akkor használjuk, ha a dokumentumot úgy szeretnénk szövegfájllá alakítani, hogy az oldalelrendezés lehetőleg ne változzék.

Rich Text formátum (RTF)

Menti az összes formázást. A formázást olyan utasításokká alakítja át, amelyeket más alkalmazások – így a kompatíbilis Microsoft alkalmazások is – olvasni és értelmezni tudnak

Kódolt szöveg

A szöveget a formázás nélkül menti, az általunk válaztott kódolási eljárás használatával. Használjuk ezt a formátumot, ha olyan személyekkel osztjuk meg a dokumentumot, akik más nyelvű rendszerprogramot futtatnak.

 

 

19.   Merevlemezünkön vagy hálózaton lévő dokumentum megnyitása   Megnyithatjuk a dokumentumot merevlemezünkről vagy olyan hálózatról, amelyhez csatlakozunk. Tipp   Nemrég használt dokumentum megnyitásához kattintsunk a Megnyitás párbeszédpanelen a Forráshelyek sáv Előzmények gombjára. A Wordben kattinthatunk a fájl nevére a Fájl menü alján. Ha a legutóbb használt dokumentumok listája nem látható, kattintsunk az Általános

lapfülre (Eszközök menü, Beállítások parancs). Jelöljük be A legutóbb használt jelölőnégyzetet. Dokumentum megnyitása csak olvasásra   Amennyiben nem rendelkezünk írásengedéllyel ahhoz a meghajtóhoz, amelyen a megnyitni kívánt dokumentum van, vagy biztosak akarunk lenni abban, hogy nem változtatjuk meg az eredeti dokumentumot, megnyithatunk egy csak olvasható dokumentumváltozatot is. További tudnivalók: Dokumentum megnyitása csak olvasásra. Dokumentum megnyitása másolatként   Amennyiben nem a dokumentum eredeti változatán, hanem annak egyik másolatán kívánunk dolgozni, készítsünk a dokumentumról másolatot, és nyissuk meg azt. Ebben az esetben a dokumentumnak merevlemezünkön, vagy olyan hálózati meghajtón kell lennie, amelyhez írásengedélyezéses hozzáférésünk van. Dokumentum megnyitása webböngészőben   Amennyiben webböngészőnkben szeretnénk megtekinteni egy dokumentumot, lehetőségünk van a böngészőt a Wordből elindítani és a dokumentumot megnyitni. A dokumentumnak weblap-formátumban (például *.HTM, *. HTML, *.HTX vagy *.ASP) kell lennie. További tudnivalók: Dokumentum megnyitása webböngészőben való megtekintéshez. Ha vállalatunkon belül létezik intranet hálózat, megnyithatjuk az intranet-kiszolgálón lévő dokumentumokat is. Amennyiben rendelkezünk Internet hozzáféréssel (modemmel, Internet-szolgáltatótól kapott felhasználói fiókkal, vagy vállalaton belül a hálózaton keresztüli hozzáféréssel), a Világhálón lévő dokumentumokat is megnyithatjuk.

20.                                   Mégsem parancsgomb: Bezárja a párbeszédpanelt a végrehajtott változtatások mentése nélkül.

5.6.3.                      Bezárás parancs

A programból való kilépés nélkül bezárja az aktív fájlt. Ha a fájl bármilyen, még nem mentett módosítást tartalmaz, a program a bezárás előtt kéri a fájl mentését. A Microsoft Word és a Microsoft Excel programban az összes megnyitott fájlt bezárhatjuk, ha lenyomva tartjuk a SHIFT billentyűt, és a Fájl menü Mindent bezár parancsára kattintunk.

5.6.4.                       Mentés parancs

Az aktuális nevet, a helyet és a formátumot is rögzítve fájlba menti az aktív dokumentumot.

A mentés parancsot két esetben használhatjuk:

 

1.      Létrehoztunk egy új dokumentumot és ezt menteni szeretnénk. A mentés parancs hatására megjelenik a Mentés másként párbeszéd ablak ahol megadjuk a fájlnak a nevét és hogy a létrehozott fájl melyik könyvtárba legyen tárolva.

2.      Az adattárolón egy már létező fájlt módosítottunk és a módosításokat ugyanolyan néven ugyanabba a könyvtárba szeretnők menteni. A parancs hatására nem jelenik meg párbeszéd ablak ugyanis a rendszer a régi néven az eredeti könyvtárban felülírja az eredeti változatot.

Az Eszköztárak előugró menüben megtalálhatóak részben azok a parancsok amelyek a megnyitás párbeszédablakban is elérhetőek, részben ujjak is találhatóak mind: Webes beállítások, Általános beállítások és Változatok.

Webes beállítások: segítségével egyszerűen módosíthatjuk, hogy hogyan hozza létre és formázza az Office 2000 a weblapokat. Megadhatjuk például, hogy hol legyenek tárolva a képek és egyéb kiegészítő fájlok, valamint hogy milyen formátumban legyenek mentve a képek a weblapokon való felhasználáshoz

Általános beállítások: A mentés formájával kapcsolatosan eszközölhetünk beállításokat:

·        Biztonsági másolat: A dokumentum mentésekor minden alkalommal biztonsági másolatot készít a dokumentum előző változatáról. A legutoljára készült biztonsági másolat mindig felülírja az azt megelőzőt. A biztonsági másolatot a Word azonos

könyvtárban, azonos néven, de .WBK kiterjesztéssel tárolja. Ha bejelöljük a Biztonsági másolat négyzetet, a Word automatikusan törli a Gyors mentés négyzetet, mivel biztonsági másolatot csak teljes mentéssel lehet készíteni.

·        Gyors mentés: Felgyorsítja a mentést, mert mindig csak a változásokat menti. Ha a dokumentumon a munkát befejeztük, a dokumentum teljes mentéséhez törölnünk kell ennek a négyzetnek a jelölését. A teljes mentés eredményeképpen csökkenhet a dokumentum mérete.

·        Adatlap kitöltését felajálnja: Amikor egy dokumentumot első alkalommal mentünk, megnyílik a Fájl menü Adatlap párbeszédpanelje, ahol a dokumentum olyan jellemzőit adhatjuk meg, mint például a dokumentum címe, tárgya, kulcsszavai, a dokumentumhoz fűzött megjegyzések és a szerző neve.

·        Felajánlja a normál sablon mentését: Ha bejelöljük a négyzetet, kilépés előtt a Word mindig rákérdez, kérjük-e az alapbeállításhoz képest végzett változtatások, például az új betűtípus vagy a margók mentését. Ha a négyzet jelölését töröljük, a Word anélkül, hogy megerősítést kérne, automatikusan menti a Normál sablont.

·        True Type betűtípusok beágyazása: A dokumentum létrehozásához használt TrueType betűtípusokat a dokumentummal együtt tárolja. Így a dokumentumot azok a felhasználók is megtekinthetik és kinyomtathatják, akiknek esetleg a szükséges betűtípusok nincsenek a számítógépükre telepítve.

·        Csak a használt karakterek: A fájlméret csökkentése érdekében a dokumentumba csak azokat a betűtípusokat ágyazza be, amelyeket annak készítésénél valóban felhasználtunk. Ha például egy betűtípusból csupán 32 karaktert vettünk igénybe, a Word csak ezeket a karaktereket ágyazza be a dokumentumba. Ez a beállítás nem elérhető, ha a TrueType betűtípusok beágyazása négyzet nincs bejelölve.

·        Űrlapnál csak az adat mentése: A képernyőn kitöltött űrlap adatait egyetlen, tabulátorokkal tagolt rekordként menti, amelyet így adatbázisban is felhasználhatunk. A Word a fájlt Csak szöveg formátumban tárolja.

·        Mentés a háttérben: A dokumentumokat a háttérben menti, így mentés közben tovább folytathatjuk a Word használatát. A háttérmentést az állapotsorban villogó, lemezt ábrázoló ikon jelzi.

·        Automatikus mentés: A dokumentum mentését automatikusan végzi olyan időközönként, amilyet a Percenként mezőben megadunk (1 és 120 közötti szám). A számítógép üzemzavara ("lefagyása") vagy váratlan áramkimaradás esetén újraindításkor a Word a helyreállított dokumentumot nyitja meg automatikusan. A helyreállított dokumentum olyan adatokat is megőrizhet, amelyet még nem mentettünk és egyébként elvesztek volna az eredeti dokumentumból. Ha az eredeti dokumentum károsodott, a helyreállított változatból tehát visszanyerhetjük az adatokat. FONTOS: Mivel a helyreállítás nem egyenértékű a Mentés paranccsal, a munka befejeztével a dokumentumot mindenképpen mentenünk kell.

·        A mentés fájltípusa: Válasszuk ki azt a fájlformátumot, amelyben a dokumentumokat alapértelmezés szerint mindig menteni szeretnénk.

·        Word 97 által nem támogatott szolgáltatások kikapcsolása: A dokumentumot a Word 97 által teljes mértékben támogatott formátumban menti, a Word 2000 új szolgáltatásai nélkül. Például a nem támogatott formátumok eltávolításával és támogatott formátumra cserélésével biztosíthatjuk, hogy a dokumentumok megfelelően jelenjenek meg a Word korábbi verzióiban.

·        Jelszó a megnyitáshoz: Ha a Jelszó a megnyitáshoz mezőben megadunk egy jelszót, akkor a helyes jelszó begépelése után a felhasználók megnyithatják a dokumentumot. Ha a jelszót elfelejtjük vagy elveszítjük, nem tudjuk megnyitni a dokumentumot. A jelszóban a kisbetűk és a nagybetűk nem egyenértékűek. A jelszó bármilyen betűkből, számokból és szimbólumokból állhat, hossza legfeljebb 15 karakter lehet.

·        Jelszó a módosításhoz: Ha a Jelszó a módosításhoz mezőben megadjuk a jelszót, a helyes jelszó beírása után a felhasználó szerkesztheti a dokumentumot. Ha a jelszót elfelejtjük vagy elveszítjük, a dokumentumot csak olvasásra nyithatjuk meg. A jelszóban a kisbetűk és a nagybetűk nem egyenértékűek. A jelszó tetszőleges betűkből, számokból és szimbólumokból állhat, hossza legfeljebb 15 karakter lehet.

Változat: Változat mentésekor ide írhatjuk be a változathoz fűzött megjegyzéseket. Amikor a már létező változathoz fűzött megjegyzéseket olvassuk (ezt a Fájl menü Változatok parancsára, majd a Megjegyzések gombra kattintva tehetjük meg), ebbe a mezőbe nem írhatunk. A már beírt megjegyzést nem módosíthatjuk.

Dokumentum mentése Word dokumentumként

A Microsoft Wordben többféleképpen tudjuk dokumentumainkat menteni. Menthetjük azt az aktív dokumentumot, amin éppen dolgozunk, függetlenül attól, hogy az új, vagy már létező dokumentum. Menthetjük egyszerre az összes nyitott dokumentumot. Lehetőségünk van az aktív dokumentum másolatának eltérő névvel vagy eltérő helyre történő mentésére is.

Ha olyan szöveggel vagy formázással dolgozunk, amelyet további dokumentumokban is alkalmazni szeretnénk, Word sablonként menthetjük a dokumentumot.

Dokumentum mentése más fájlformátumban

Ha más szövegszerkesztőt vagy eltérő fájlformátumot alkalmazó Word verziókat (például Word 6.0/95 vagy Word for the Macintosh) használó felhasználókkal kell közösen használnunk dokumentumokat, lehetőségünk van a dokumentumok más fájlformátumban történő mentésére. Megnyithatunk például egy, WordPerfectben létrehozott dokumentumot, a Wordben változtatásokat végezhetünk rajta, majd menthetjük Word vagy WordPerfect formátumban.

Adatlap: Az aktív fájl jellemzőinek megadása.

5.6.5.                      Mentés másként parancs

A mentés parancsot két esetben használhatjuk:

1.      Létrehoztunk egy új dokumentumot és ezt menteni szeretnénk. A mentés másként parancs hatására megjelenik a Mentés másként párbeszéd ablak ahol megadjuk a fájlnak a nevét és hogy a létrehozott fájl melyik könyvtárba legyen tárolva.

2.      Az adattárolón egy már létező fájlt módosítottunk és a módosításokat más néven másik  könyvtárba szeretnők menteni. A parancs hatására a Mentés másként párbeszédablak jelenik meg ahol megadjuk a módosított verzió új nevét és elhelyezését. Az eredeti fájl változatlan marad.

5.6.6.                      Mentés weblapként parancs

HTML-formátumban (weblap) menti a fájlt, így azt megtekinthetjük egy webböngészőben, valamint megad néhány más beállítást, mint például a weblap címe és a fájl mentésére használandó hely.

5.6.7.                      Megtekintés weblapként parancs

Lehetővé teszi az aktuális fájl weblapként történő megtekintését a böngészőben, így még közzététel előtt láthatjuk, hogy hogyan fog a weblap megjelenni.

5.6.8.                      Változatok parancs.

Egy dokumentum különböző változatait egyetlen fájlban menti és kezeli. Miután egy dokumentumnak több változatát mentettük, azokat később tetszés szerint átolvashatjuk, megnyithatjuk, kinyomtathatjuk vagy törölhetjük.

5.6.9.                      Oldalbeállítás parancs

Beállítja a margókat, a papírforrást, a papír méretét, lapelrendezést és az aktív fájl egyéb, oldalbeállításokkal kapcsolatos jellemzőit.

5.6.9.1.                Margók kartonlap

 

A Margók kartonlap segítségével megadhatjuk a papírunkon alkalmazott margók értékét. A margókat a papír széléhez viszonyítsuk. Az egyik mezőből a másikba mehetünk a TAB billentyűvel. A margók megadása cm-ben történik. A cm nem kell begépelni. Az egész részt a tizedes résztől “,”-vel választjuk el.

Ha a kötésnek külön helyet szeretnénk biztosítani, akkor a kötésmargót a Kötésbeni  mezőben adhatjuk meg. A Word az itt megadott értéket az egyes oldalak bal oldali margójához adja hozzá, ha a Margók tükrözése négyzet üres, illetve az oldalak belső margójához, ha a Margók tükrözése négyzet be van jelölve.

Távolság a lap szélétől csoport: A papír szélétől az élőfej tetejéig vagy az élőláb aljáig terjedő távolságot adhatjuk meg.

Élőfej: A lap felső szélének és az élőfej felső szélének a távolságát adhatjuk meg. Ha az Élőfej beállítás nagyobb, mint a Fenti beállítás, akkor a Word az élőfej alatt nyomtatja ki a törzsszöveget.

Élőláb: A lap alsó szélének és az élőláb alsó szélének a távolságát adhatjuk meg. Ha az Élőláb beállítás nagyobb, mint a Lenti beállítás, akkor a Word az élőlábnál befejezi a törzsszöveg nyomtatását.

Margók tükrözése: Úgy igazítja a bal és jobb oldali margókat, hogy a lap mindkét oldalára történő nyomtatáskor az egymással szembenéző oldalak belső, illetve külső margójának szélessége azonos legyen.

2 oldal laponként: A dokumentum második oldalát az első oldalra nyomtatja. Ezt a jelölőnégyzetet akkor használhatjuk, ha a nyomtatott lapot félbehajtjuk, úgy, hogy a két oldal a belső oldalra kerüljön. A külső margók (kötésmargók) szélessége, valamint a belő margók szélessége megegyezik.

Hatókör: Jelöljük ki a dokumentumnak azt a részét, amelyre az Oldalbeállítás párbeszédpanelen lévő aktuális beállításokat alkalmazni kívánjuk. A hatókör lehet: Teljes dokumentum vagy Az aktuális ponttól.

A kötésmargó helye: A kötésmargó helyét állítja be.

Alapértelmezés: Az Oldalbeállítás panellap beállításait az aktív dokumentumban és minden új, az aktuális sablonon alapuló dokumentumban alapértelmezésként tárolja el.

5.6.9.2.                Papírméret kartonlap

A papír méretét és tájolását határozhatjuk meg.

Papírméret: Válasszunk ki a nyomtatónknak megfelelő papírméretet, vagy válasszuk az Egyéni méret beállítást majd adjuk meg a papír méretének adatait a Szélesség és a Magasság mezőben.

Tájolás: Határozzuk meg az írásirányt. Ha megváltoztatjuk az írásirányt, akkor a Word a Fenti és Lenti margóbeállítást felcseréli a Bal és Jobb margóbeállítással.

5.6.9.3.                Papíradagolás kartonlap.

Első oldal: Az egyes szakaszok első oldalának nyomtatásakor használni kívánt papíradagolót adhatjuk meg. A Word itt az aktuális nyomtatóhoz használható papíradagolási beállításokat sorolja fel.

Többi oldal: Megadhatjuk azt a papíradagolót, amelyet az egyes szakaszok nyomtatásakor a második oldaltól kezdődően használni kívánunk. A Word itt az aktuális nyomtatóhoz használható papíradagolási beállításokat sorolja fel.

5.6.9.4.                Elrendezés kartonlap.

Kezdőpont: Az aktuális rész kezdőpontját határozhatjuk meg. Megadható értékek: Új oldal, Folyamatos, Új hasáb, Páros oldal, Páratlan oldal.

 

Élőfej és élőláb: Ha a páros és a páratlan oldalakon eltérő élőlábat vagy élőfejet szeretnénk létrehozni, akkor jelöljük be a Páros és páratlan eltérő négyzetet. Ha egy szakasz vagy a teljes dokumentum első oldalához eltérő élőfejet vagy élőlábat szeretnénk készíteni, jelöljük be az Első oldal eltérő négyzetet.

Függőleges igazítás: A felső és alsó margók közötti függőleges szövegigazítás módját választhatjuk ki. A Kiegyenlített beállítás csak teljes oldalakra van hatással; a nem teljes oldalakat a Word a felső margóhoz igazítja. Megadható értékek: felül, középen, kiegyenlített.

Végjegyzetek letiltása kapcsoló: Megakadályozza a végjegyzetek kinyomtatását az aktuális szakaszban, és ehelyett azokat közvetlenül a következő szakasz végjegyzetei előtt nyomtatja ki.

Sorok számozása… parancsgomb: A dokumentum Hatókör mezőben kijelölt részében beszámozza a sorokat, illetve törli a számozást.

Szegélyek… parancsgomb: Megjeleníti azokat a beállítási lehetőségeket, amelyek segítségével szegélyeket rajzolhatunk a dokumentum minden lapjának szélére.Nyomtatási kép parancs.

Megmutatja, hogy nyomtatáskor milyen lesz a fájl. Nyomtatási kép nézetben lehetőségünk van több oldal kicsinyített méretben való megtekintésére. Ebben a nézetben láthatjuk az oldaltöréseket, a rejtett szöveget, a vízjeleket, és lehetőségünk nyílik a dokumentum nyomtatását megelőzően annak szerkesztésére és formázások megváltoztatására.

Ha nyomtatási kép nézetre szeretnénk váltani, kattintsunk a Szokásos eszköztár Nyomtatási kép gombjára.

A nyomtatási kép nézetnél a következő eszközök álnak a rendelkezésünkre az eszközsorból:

1.      Nyomtatás: Kinyomtatja az aktív fájlt vagy a kijelölt elemeket. A nyomtatási beállítások megadásához válasszuk a Fájl menü Nyomtatás parancsát.

2.      Nagyító: A nyomtatási képben a könnyebb olvashatóság érdekében nagyítva mutatja a dokumentumot. Kattintsunk a (2)   gombra, majd amikor az egérmutató nagyítóvá változik, a dokumentum nagyításához vagy kicsinyítéséhez kattintsunk a dokumentumra. Egy oldal nagyításának mértéke a nyomtatási méretet nem befolyásolja.

 

3.      Egy oldalas: A szerkesztő nézetet úgy méretezi át, hogy Normál nézetben a teljes oldal látható.

4.      Több oldal megjelenítése. A nyomógombon kattintva egy menürendszer jelenik meg. Nyomjuk le az egér ENTER billentyűt tartsuk lenyomva és húzásával bealíthatjuk a megjelenítendő oldalak számát a vízszintes illetve a függőleges mentén.

5.   Nagyítás: Írjunk be egy 10 és 400 közötti százalékértéket az aktív dokumentum

megjelenítésekor alkalmazott nagyítás mértékének módosításához. Az előugró listán megjelenő értékektől eltérő nagyítási érték is megadható ha begépeljük a nagyítás előugró lista szöveges mezőjébe.

6.      Vonalzó: Megjeleníti vagy elrejti a vízszintes vonalzót, amely objektumok helyezésére, bekezdésbehúzások megváltoztatására, margó beállítására és más térköz beállításokra használható.

7.      Zsugorítás: A dokumentumban lévő oldalak számát eggyel csökkenti, ezzel megakadályozza, hogy a dokumentum néhány sora új oldalra kerüljön.

8.      Teljes képernyő: A legtöbb képernyőelemet elrejti, így többet láthatunk a dokumentumból. Az előző nézetbe a (8) gombra kattintva vagy az ESC billentyűt megnyomva térhetünk vissza.

9.      Bezárás: Kilép a Nyomtatási kép nézetből vagy bezárja az eszköztárat és visszatér az előző nézethez.

10. Környezet függő súgó.

5.6.10.                  Nyomtatás parancs

Kinyomtatja az aktív fájlt vagy a kijelölt elemeket. A nyomtatási beállítások megadásához válasszuk a Fájl menü Nyomtatás parancsát.

 

Nyomtató csoport: Válasszunk ki egy nyomtatót a Név mezőben. A Név mező alatt a kijelölt nyomtató adatai láthatók. Válasszunk ki egy nyomtatót. A mező alatt a kijelölt nyomtató adatai láthatók. Az itt kiválasztott nyomtató az aktuális Word dokumentumok esetén alapértelmezés szerinti nyomtatóként szerepel mindaddig, amíg meg nem változtatjuk.

Tulajdonságok parancsgomb: A kijelölt nyomtató beállításait változtathatjuk meg. Ha a Word nyomtatási beállításait szeretnénk megváltoztatni, akkor kattintsunk az Egyebek gombra.

Nyomtatás fájlba Kapcsoló: A dokumentumot a nyomtató helyett fájlba nyomtatja.

Nyomtatási tartomány csoport: Jelöljük ki a dokumentum nyomtatandó részét. Ha az Oldalak lehetőséget választjuk, akkor meg kell adnunk a nyomtatni kívánt oldaltartományt.

Nyomtatás kicsinyítés csoport: Ideiglenesen megváltoztatja a dokumentum méretarányát, hogy egy papírlapra több dokumentumoldalt ki lehessen nyomtatni. A nyomtatás befejeztével a méretarány visszaáll a megszokottra.

Nyomtatandó előugró lista: Jelöljük ki a dokumentum nyomtatandó részét. Ha például csak a dokumentum adatlapját szeretnénk kinyomtatni, akkor válasszuk az Adatlap lehetőséget. Megadható értékek: Dokumentum, Adatlap, Megjegyzések, Stílusok, Kész szövegrészek, Billentyűparancsok.

Nyomtatás előugró lista: Jelöljük ki a dokumentum kinyomtatandó részét. Ez a lista csak akkor áll rendelkezésre, ha a Nyomtatandó mezőben a Dokumentum beállítást választottuk. Kiválasztható értékek: A tartomány minden oldala, Páratlan oldalak, Páros oldalak.

Egyebek… parancsgomb: Megváltoztatja a nyomtatási beállításokat. Ha a Windows nyomtatási beállításait szeretnénk megváltoztatni, akkor kattintsunk a Jellemzők gombra.

5.6.11.                  Küldés parancs.

A parancs kiválasztásakor almenü jelenik meg

Levélben (mellékletként): A teljes dokumentumot, bemutatót vagy munkafüzetet egy elektronikus levélhez csatolva küldi el.

Körözvény címzettje: Az aktív fájlt lektorálás céljából elküldi, ahol módosítják

vagy megjegyzésekkel látják el. Az átirányításhoz a saját gépünkön, illetve azokén, akikhez a dokumentumot küldeni kívánjuk, telepítve kell lennie annak az alkalmazásnak, amelyben a dokumentum készült, valamint a Microsoft Exchange, Microsoft Outlook vagy egyéb, kompatíbilis levelező programcsomagnak.

Online értekezlet résztvevőjeként: A Microsoft NetMeeting program és a Microsoft Office együttes alkalmazása lehetővé teszi, hogy különböző helyszíneken tartózkodókkal információkat osszunk meg és cseréljünk valós időben. Online értekezletet bármelyik Office alkalmazásból kezdeményezhetünk. (Dolgozhatunk közvetlenül a NetMeeting programmal is.

Fax… parancs: Fax készítése és küldése a Fax Varázsló segítségével. Ha a faxot a varázsló segítségével szeretnénk elküldeni, a számítógépnek rendelkeznie kell a faxküldési lehetőséggel. Ha ez a varázsló nem szerepel az Új dokumentum párbeszédpanelen, akkor lehet, hogy telepítenünk kell.

5.6.12.                  Adatlap parancs

Megjeleníti az aktív fájl adatlapját.

5.6.13.                  Legutóbb használt fájlok listája

Felsorolja az e programban utoljára megnyitott fájlokat. A fájlok egyikének gyors megnyitásához kattintsunk rá a nevére.

5.6.14.                  Kilépés parancs

Figyelmeztet a még nem mentett fájlok mentésére, majd bezárja ezt a programot.